Mit diesen Tipps optimierst du jetzt dein Zeitmanagement

Irgendwie passiert alles immer auf den letzten Drücker – weil für nichts genug Zeit bleibt. Die Präsentation musst du noch schnell vor dem Frühstück finalisieren, den wichtigen Anruf schiebst du dafür in die Mittagspause. Und die Folge: Du bist eigentlich ständig nur gestresst und gehetzt.

Alles ist immer dringend – aber stimmt das wirklich? Durch die ständige Erreichbarkeit und den fließenden Übergang von Beruflichem und Privatem fällt es uns immer schwerer, zu priorisieren und die Dringlichkeit richtig einzuschätzen. Bevor du im Chaos versinkst: Dagegen kannst du mit dem richtigen Zeitmanagement gezielt angehen.

Warum fällt uns das Aufgabenmanagement manchmal so schwer?

Du kennst das sicher auch: morgens eine To-do-Liste gemacht und abends nicht eine der Aufgaben als erledigt gestrichen. Stattdessen hast du zwischendurch viele Mails beantwortet, Social Media gecheckt, spontan in Meetings mitgewirkt und dich immer mal wieder in Gesprächen verloren.

Gleichzeitig verschwimmen die Grenzen von Job und Freizeit immer mehr, du bist ständig erreichbar und beschäftigst dich so auch in der eigentlich jobfreien Zeit mit Arbeitsthemen. Und das oft unstrukturiert: Wenn etwas Neues reinkommt, wird es schnell zwischendurch beantwortet. Oft ist es auch so: Wer am lautesten schreit, bekommt dann eben deine Aufmerksamkeit und als erstes eine Antwort, auch wenn diese vielleicht gar nicht so dringend gewesen wäre. Die Folge: Du kommst nicht hinterher, hältst sich mit unwichtigen Themen auf. Durch diese Zeitfresser fallen dringlichere Aufgaben womöglich hinten runter. Wenn dir all das bekannt vorkommt, dann fehlt dir wahrscheinlich auch das richtige Zeitmanagement. Die gute Nachricht ist aber – du kannst Zeitmanagement lernen!

Ordnung ins Chaos bringen: Das richtige Zeitmanagement lernen

Die zentrale Frage lautet: Wie kannst du deinen (Arbeits-)Tag so strukturieren, dass du die wichtigsten Aufgaben erledigen, gleichzeitig aber auch beruhigt und entspannt in den Feierabend gehen kannst? Das Ziel beim richtigen Zeitmanagement ist es, wichtige Dinge zu priorisieren und zuerst zu erledigen, weniger wichtige Dinge nach hinten zu schieben und unnötige Aufgaben auch einfach mal zu streichen. Das zu lernen geht sicher nicht von heute auf morgen und es gibt auch nicht die eine Methode, die für jeden passt.

Viele scheuen sich sogar davor, Methoden einzuführen, in der Angst, das könnte nur noch mehr Zeit kosten. Deswegen ist eine Sache essenziell: Du musst für dich die richtige Strategie finden. Damit deine Work-Life-Balance wieder ins Gleichgewicht kommt, stellen wir dir die wichtigsten Zeitmanagement-Tipps und Zeitmanagement-Methoden vor.

Zeitmanagement-Tipps: So strukturierst du deinen Tag effizient

1. Prioritäten setzen 

Beginne damit, Prioritäten zu setzen, und mache dir bewusst, dass du nicht alles erledigen können wirst, was am Tag reinkommt. Wenn etwas nicht so dringlich ist, kümmere dich später darum – auch wenn es vielleicht schnell dazwischengeschoben werden könnte. Das bringt nur deine Planung durcheinander.

2. Teile große Aufgaben

Diese eine Mammutaufgabe schiebst du immer vor dir her und lieber beschäftigst du dich mit kleineren, unwichtigeren Aufgaben, um dich bloß nicht an dieses wichtige Projekt zu wagen? Das demotiviert oft, bevor du überhaupt angefangen hast. Mach es dir leichter: Teile die Aufgabe in kleine Teilaufgaben auf und arbeite diese nach und nach ab. So hast kleine Erfolgsmomente und kommst dem Ziel Stück für Stück näher.

3. Eat that frog! 

Erledige die unangenehmste Aufgabe gleich am Morgen. Du wirst dich erleichtert fühlen und bist freier und unbeschwerter für die anderen To-dos, die dein Arbeitstag bringt.

4. Zeitfressern aus dem Weg gehen

Du kennst das sicher auch: Du versuchst konzentriert zu arbeiten, aber dein Skype poppt ständig auf, die Kollegen möchten sich mit dir unterhalten und alle paar Minuten kommt eine neue Mail ins Postfach. Jede Unterbrechung raubt dir Zeit und du musst dich neu konzentrieren. Versuche in stressigen Phasen also solchen Störenfrieden aus dem Weg zu gehen – gehe in ein ruhiges Büro, mache Handy, Skype und Mails lautlos oder trage im Großraumbüro Noise-Cancelling-Kopfhörer.

5. Beachte deinen Biorhythmus

In Zeiten von New Work gelten 9-to-5-Arbeitszeiten nicht mehr – wir arbeiten oft wann und wo wir wollen. Achte deswegen darauf, wann deine „innere Uhr“ am leistungsstärksten ist und wann du am produktivsten Arbeiten kannst und erledige dann die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben.

6. Limits setzen

Eine Deadline kann dir dabei helfen, mit deinen Aufgaben fertig zu werden. Nicht umsonst trifft der Spruch "unter Druck entstehen Diamanten" so gut darauf zu. Zeitlimits kannst du dir gut selbst mit dem Handy oder einer geeigneten Timer-App stellen. Zum Beispiel 72 Stunden Zeit, um den Zaun im Garten fertig zu streichen. Ein hilfreiches Mittel um das Zeitmanagement-Problem in den Griff zu kriegen.

7. Aufgabe delegieren

Mache das was du am Besten kannst und deine Stärke siehst, selbst, und überlasse Aufgaben, die Andere besser können . Dafür eignet sich die Eisenhower-Matrix besonders gut. Weiter unten im Artikel gehen wir darauf noch einmal ein.

8. Im Voraus planen

Ein Wochen- oder Tagesplan kann helfen, ein besseres Zeitmanagement zu erlernen. Die Übersicht, was zu erledigen ist, hilft dir deine Aufgaben zu entwirren und nimmt dir den Druck und Stress. Somit kannst du produktiver arbeiten ohne dich zu überarbeiten.

9. Finde deine Routine 

Routinen helfen, den Tag zielorientiert anzugehen. Vor allem während der Pandemie ist dir sicher aufgefallen wie hilfreich eine Routine sein kann, wenn beispielsweise der tägliche Weg in die Arbeit wegfällt. Feste Uhrzeiten für Freizeit, Sport und Arbeit wirken sich positiv auf dein Zeitmanagement und üben widerrum sanften Druck zur Erledigung deiner To-dos aus.

10. Denke realistisch

Welche Projekte und To-Dos kannst du an einem Tag oder innerhalb einer gesetzten Deadline erreichen? Realistische Ziele setzen ist wichtig, um dich nicht zu übernehmen und am Ende mit einer langen Liste voller unerledigter Dinge darzustehen. Plane für alle Tasks genügend Zeit um nicht in Zeitstress zu gelangen. Puffer zwischen Terminen sind immer gut.

Zeitmanagement-Methoden: Die drei bekanntesten im Überblick 

Oft sind schlechte Planung, eine chaotische Arbeitsweise und das Vergessen von Aufgaben die Gründe für Zeitmangel. Es gibt aber jede Menge Zeitmanagement-Tools, die dir helfen können. Die drei bekanntesten stellen wir dir vor.

1. Getting Things Done – GTD

Diese Methode stammt von Trainer und Managementberater David Allen. Sie beruht darauf, dass alle Aufgaben erst mal erfasst und dann nach ihrer Dringlichkeit sortiert werden. Sehr wichtige und sehr schnell zu erledigende Aufgaben sollten dann sofort erledigt werden, zum Beispiel das Beantworten einer Mail. Danach folgen die aufwendigeren Aufgaben.

2. Not-to-do-Liste

Mach es mal andersherum – und schreibe dir eine Liste mit Sachen, mit denen du heute auf keinen Fall deine Zeit verbringen solltest: Zum Beispiel ständiges scrollen in Social Media oder das Lesen von privaten Mails. So sparst du Zeit und hast mehr davon für wichtige Sachen.

4. Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, welches auch als 80/20 Regel bekannt ist zeigt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwands erreicht werden. Die verbleibenden 20% benötigen mit 80% die meiste Arbeit. Diese Regel verdeutlicht dir, dass du wahrscheinlich viel Zeit mit zeitfressenden Aufgaben verbringst, die nicht unbedingt zum Erfolg deines Ziels beitragen. Diese Methode eignet sich gut, um effizienter zu arbeiten und dein Zeitmanagement zu optimieren.

5. ABC-Methode

Die ABC-Methode ist eng verwandt mit dem Pareto-Prinzip und wird vorallem im Kundenmanagement verwendet. Wenige Kunden sorgen für den Hauptumsatz eines Unternehmens und sollten am intensivsten betreut werden (A-Kunden). B-Kunden sind einfach zu bedienende Bestandskunden und C-Kunden machen am wenigsten Umsatz, sind aber sehr zeitintensiv. Diese Methode kannst du auch dafür verwenden um deine Aufgaben besser zu priorisieren. 

6. Die ALPEN-Methode

Diese Methode ist eine Technik, um Tagespläne zu erstellen, und damit den eigenen Arbeitsablauf optimal zu formen. Hinter dieser Methode steckt wenig Aufwand, steigert aber dennoch die Effektivität deines Zeitmanagements.

Was bedeuten die Buchstaben?

• A ufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
• L änge schätzen
• P ufferzeiten einplanen
• E ntscheidungen treffen
• N achkontrolle

7. Pomodoro Methode

Diese Technik zeichnet sich dadurch aus, dass sich Phasen des konzentrierten Arbeitens mit regelmäßigen kurzen bis längeren Pausen abwechseln. Pomodoro soll dabei helfen, produktiver zu arbeiten. Viele Menschen lassen sich schnell ablenken und diese Methode soll diesem Problem entgegenwirken. Plane deine Aufgabe, stelle deinen Wecker auf 25 Minuten  und arbeite deine Aufgabe ab. Nach Ablauf der Zeit 3-5 Minuten Pause machen und eine weitere Aufgabe abarbeiten. Nach ca. 4-5 Aufgaben eine längere Pause von 30 Minuten einplanen. 

Lass dich in dieser Zeit nicht von Störfaktoren ablenken! Bürotüre zu. Handy auf lautlos. Emails ignorieren, diese können auch nach Ablauf der 25 Minuten beantwortet werden. 

Du wirst sehen: Hast du erst einmal die richtige Strategie für dich entwickelt, wirst du im Job und im Privatleben entspannter! Und du hast mehr Zeit, um deine gesteckten Ziele zu erreichen. Wenn du dafür Hilfe brauchst, schau doch mal bei unseren Tipps zur Erreichung deiner Ziele vorbei!

Weitere Artikel zum Thema findest du hier:

• Was ist Motivation? Alles beginnt in deinem Kopf!
• Intrinsische und extrinsische Motivation: Wie erreichst du deine Ziele?
• So kommst du mit dem Mindset eines Spitzensportlers ans Ziel