Zeitmanagement-Tipps: So strukturierst du deinen Tag effizient
1. Prioritäten setzen
Beginne damit, Prioritäten zu setzen, und mache dir bewusst, dass du nicht alles erledigen können wirst, was am Tag reinkommt. Wenn etwas nicht so dringlich ist, kümmere dich später darum – auch wenn es vielleicht schnell dazwischengeschoben werden könnte. Das bringt nur deine Planung durcheinander.
2. Teile große Aufgaben
Diese eine Mammutaufgabe schiebst du immer vor dir her und lieber beschäftigst du dich mit kleineren, unwichtigeren Aufgaben, um dich bloß nicht an dieses wichtige Projekt zu wagen? Das demotiviert oft, bevor du überhaupt angefangen hast. Mach es dir leichter: Teile die Aufgabe in kleine Teilaufgaben auf und arbeite diese nach und nach ab. So hast kleine Erfolgsmomente und kommst dem Ziel Stück für Stück näher.
3. Eat that frog!
Erledige die unangenehmste Aufgabe gleich am Morgen. Du wirst dich erleichtert fühlen und bist freier und unbeschwerter für die anderen To-dos, die dein Arbeitstag bringt.
4. Zeitfressern aus dem Weg gehen
Du kennst das sicher auch: Du versuchst konzentriert zu arbeiten, aber dein Skype poppt ständig auf, die Kollegen möchten sich mit dir unterhalten und alle paar Minuten kommt eine neue Mail ins Postfach. Jede Unterbrechung raubt dir Zeit und du musst dich neu konzentrieren. Versuche in stressigen Phasen also solchen Störenfrieden aus dem Weg zu gehen – gehe in ein ruhiges Büro, mache Handy, Skype und Mails lautlos oder trage im Großraumbüro Noise-Cancelling-Kopfhörer.
5. Beachte deinen Biorhythmus
In Zeiten von New Work gelten 9-to-5-Arbeitszeiten nicht mehr – wir arbeiten oft wann und wo wir wollen. Achte deswegen darauf, wann deine „innere Uhr“ am leistungsstärksten ist und wann du am produktivsten Arbeiten kannst und erledige dann die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben.
6. Limits setzen
Eine Deadline kann dir dabei helfen, mit deinen Aufgaben fertig zu werden. Nicht umsonst trifft der Spruch "unter Druck entstehen Diamanten" so gut darauf zu. Zeitlimits kannst du dir gut selbst mit dem Handy oder einer geeigneten Timer-App stellen. Zum Beispiel 72 Stunden Zeit, um den Zaun im Garten fertig zu streichen. Ein hilfreiches Mittel um das Zeitmanagement-Problem in den Griff zu kriegen.
7. Aufgabe delegieren
Mache das was du am Besten kannst und deine Stärke siehst, selbst, und überlasse Aufgaben, die Andere besser können . Dafür eignet sich die Eisenhower-Matrix besonders gut. Weiter unten im Artikel gehen wir darauf noch einmal ein.
8. Im Voraus planen
Ein Wochen- oder Tagesplan kann helfen, ein besseres Zeitmanagement zu erlernen. Die Übersicht, was zu erledigen ist, hilft dir deine Aufgaben zu entwirren und nimmt dir den Druck und Stress. Somit kannst du produktiver arbeiten ohne dich zu überarbeiten.
9. Finde deine Routine
Routinen helfen, den Tag zielorientiert anzugehen. Vor allem während der Pandemie ist dir sicher aufgefallen wie hilfreich eine Routine sein kann, wenn beispielsweise der tägliche Weg in die Arbeit wegfällt. Feste Uhrzeiten für Freizeit, Sport und Arbeit wirken sich positiv auf dein Zeitmanagement und üben widerrum sanften Druck zur Erledigung deiner To-dos aus.
10. Denke realistisch
Welche Projekte und To-Dos kannst du an einem Tag oder innerhalb einer gesetzten Deadline erreichen? Realistische Ziele setzen ist wichtig, um dich nicht zu übernehmen und am Ende mit einer langen Liste voller unerledigter Dinge darzustehen. Plane für alle Tasks genügend Zeit um nicht in Zeitstress zu gelangen. Puffer zwischen Terminen sind immer gut.