Steuern für Selbstständige: Was musst du bezahlen?

Der Traum der Freiberuflichkeit hat einen Haken: die Steuer. Selbstständige können der Steuererklärung aber entspannt entgegensehen, wenn sie die wichtigsten Spielregeln kennen. Wir zeigen dir, welche Steuern du zahlen musst und wie du Steuerfallen gekonnt umgehst.

Als Selbstständiger hast du viele Freiheiten. Zumindest finanziell gibt es allerdings eine wichtige Einschränkung: die Steuer. Selbstständige und Freiberufler müssen ihr Einkommen mit dem Finanzamt teilen. Immerhin: Wenn du es clever angehst, kannst du mehr Netto aus deinem Brutto rausholen.

Diese Steuern musst du als Selbstständiger zahlen

Die wichtigste Steuerart für Angestellte ist die Lohnsteuer. Selbstständige kommen damit allerdings nur in Berührung, wenn sie Mitarbeiter einstellen. Für Solo-Selbstständige fallen stattdessen die folgenden Steuern an:

Daneben gibt es noch die Körperschaftsteuer und die Kapitalertragsteuer – sie betreffen dich jedoch nur, wenn du eine Kapitalgesellschaft gründen willst. Wir konzentrieren uns im Folgenden auf Steuern für Selbstständige ohne Unternehmen und Angestellte.

Steuerarten nach Rechtsformen:

Einkünfte aus...

ESt / USt

GSt

Einzelunternehmer*in (Solo-Selbstständige)

Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit

für alle Gewinne /
mit USt-Voranmeldung

befreit bis 24.500 EUR/Jahr

Kleinunternehmer*in (nach §19 EStG)

Gewerbebetrieb

für alle Gewinne /
befreit bis 22.000 EUR/Jahr

befreit bis 24.500 EUR/Jahr

Freiberufler*in (nach §18 EStG)

selbstständiger Arbeit

für alle Gewinne /
abhängig vom Beruf

befreit

Einkommensteuer: Die Lohnsteuer der Selbstständigen

Die wichtigste Steuerart für alle, die ihr eigener Chef sind, ist die Einkommensteuer. Selbstständige müssen diese Steuer zahlen, wenn sie mit ihrer Tätigkeit mehr als 9.744 Euro im Jahr verdienen (Stand: 2021).

Grundlage für die Berechnung ist dein Einkommen – also der Betrag, der von deinem Gewinn übrigbleibt, wenn du betriebliche Ausgaben, besondere Belastungen und Sonderausgaben abziehst.

Zu den Sonderausgaben zählen unter anderem deine Beiträge für die private Krankenversicherung. Mehr dazu erfährst du am Ende dieses Artikels.

Wie wird die Einkommensteuer bei Selbstständigen berechnet?

Einkommensteuer = Einkommen * Steuersatz

Dein Steuersatz kann zwischen 14 und 45 Prozent liegen und hängt unter anderem von der Höhe deines Einkommens und deinen familiären Verhältnissen ab.

Tipp für Freiberufler – Steuern-Rechner nutzen: Für einen groben Quick-Check deiner voraussichtlichen Einkommensteuer kannst du den praktischen Online-Rechner des Bundesministeriums für Finanzen nutzen.

Umsatzsteuer: Für Selbstständige mit großen Plänen

Im Supermarkt, im Restaurant – überall begegnet dir die Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer. Als Selbstständiger musst du sie auf deinen Rechnungen aufführen und einen Anteil des eingenommenen Betrags ans Finanzamt weitergeben. Vorher kannst du aber die Mehrwertsteuer abziehen, die du selbst auf betriebliche Anschaffungen gezahlt hast.

Ob die Umsatzsteuer Selbstständige betrifft, hängt vor allem vom Umsatz ab – also deinen reinen Einnahmen: Die Steuer ist für dich relevant, wenn du im Jahr mehr als 22.000 Euro verdienst (Stand: 2021).

Bleibt der Betrag unter 22.000 Euro, beispielsweise im ersten Jahr deiner Selbstständigkeit, kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen: Ein entsprechender Hinweis auf deinen Rechnungen genügt und du musst keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungsbetrag aufschlagen.

So berechnest du die Umsatzsteuer

Umsatzsteuer = Umsatz * Umsatzsteuersatz

Der Umsatzsteuersatz liegt bei 7 oder 19 Prozent. Wie viel du deinen Kunden berechnen musst, hängt von deinen Leistungen ab – für die meisten Produkte und Dienstleistungen sind 19 Prozent üblich.

Gewerbesteuer: Für dein E-Commerce-Business

Verdienst du dein Geld mit einem Onlineshop? Oder übst du keinen der sogenannten freien Berufe aus? Dann musst du neben Einkommen- und Umsatzsteuer auch die Gewerbesteuer zahlen. Fällig wird die Steuer für Selbstständige, die ein Gewerbe angemeldet haben und damit mehr als 24.500 Euro Gewinn pro Jahr erzielen.

Ein Faktor für die Berechnung ist die Steuermesszahl, die auf 3,5 Prozent festgelegt ist. Die zweite Berechnungsgrundlage ist der Hebesatz, den jede Gemeinde in Deutschland individuell festlegt und der mindestens 200 Prozent beträgt. Vereinfacht gesagt finanzieren Kommunen mit der Gewerbesteuer ihre Infrastruktur, die du als ansässiger Gewerbetreibender nutzen kannst. Deshalb dürfen die Gemeinden die Höhe bestimmen.

So berechnest du die Gewerbesteuer

Gewerbesteuer = Gewerbeertrag * 3,5 Prozent * Hebesatz der Gemeinde

Fun Fact: Den höchsten Hebesatz hat mit 900 Prozent eine gerade einmal zehn Einwohner große Gemeinde in Rheinland-Pfalz.

Wie viel Steuern kommen auf Selbstständige zu?

Du weißt jetzt, welche drei Steuern Selbstständige begleiten. Um für Steuererklärungen, Vorauszahlungen und Freibeträge nicht zu viel Zeit aufzuwenden, ist es oft sinnvoll, auf das Know-how eines Steuerberaters zu setzen.

Doch auch mit Steuerberater solltest du die Kontrolle über deine Finanzen behalten und vorausschauend planen. Unser Beispiel gibt dir ein Gefühl dafür, wie viel Geld du zurücklegen solltest, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Beispiel: 40.000 Euro Gewinn – wie viel Steuer bekommt das Finanzamt?

Gewinn (= Einkommen abzüglich Betriebsausgaben)

40.000,00 €

- Gewerbesteuer (mit Hebesatz München: 490 %)

-2.655,80 €

- Einkommensteuer (ledig, keine Kinder)

-8.330,00 €

Steuerlast

10.985,80 €

Steuern sind individuell. Die Tabelle zeigt deshalb nur grob, wie hoch die Steuerlast sein kann. Die Kirchensteuer ist dabei beispielsweise nicht berücksichtigt. Zusätzlich musst du die eingenommene Umsatzsteuer für das Finanzamt beiseitelegen. Die Steuerlast sinkt, wenn du dein zu versteuerndes Einkommen reduzierst. Mehr dazu liest du am Ende.

Fiese Steuerfallen – und wie du sie vermeidest

Beim Thema Steuern gibt es einiges zu beachten, sonst musst du tief in die Tasche greifen. Diese drei Steuerfallen solltest du als Selbstständiger vermeiden:

Vorauszahlungen

Selbstständige müssen ihre voraussichtlichen Einnahmen schätzen und leisten dann viermal im Jahr eine Steuervorauszahlung. Schätzt du zu optimistisch, zahlst du erst einmal zu viel – und mit den Zurückzahlungen lässt sich das Finanzamt oft Zeit. Schätzt du zu pessimistisch, wird nach Ablauf des Jahres auf einen Schlag eine Nachzahlung fällig.

Raus aus der Falle: Schätze so realistisch wie möglich und lass dich von einem Steuerprofi beraten. Übrigens gibt es das Vorauszahlungsverfahren auch bei der gesetzlichen Krankenversicherung: Deine Beiträge richten sich in der Regel nach dem Einkommen aus dem Vorjahr. Verdienst du im neuen Jahr wesentlich mehr, drohen Nachzahlungen.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer ist Geld, das dem Finanzamt gehört und regelmäßig bezahlt werden muss. Verwendest du es als Notgroschen und kannst es nicht rechtzeitig zahlen, wird der Fiskus ungemütlich.

Raus aus der Falle: Mit einer durchdachten Finanzplanung kommt es gar nicht erst zu Engpässen. Bilde Rücklagen, wann immer es geht, und bewahre die Umsatzsteuer möglichst getrennt von deinen Einnahmen auf.

Fristen

Steuererklärungen sind anstrengend und lösen bei vielen Menschen Prokrastination aus. Allerdings kann mangelnde Selbstmotivation teuer werden, denn dann droht ein Verspätungszuschlag.

Raus aus der Falle: Zeitmanagement ist für Selbstständige der Schlüssel zum Erfolg und lässt sich perfekt auf deine Steuern übertragen. Auch hier hilft es, auf die Gewissenhaftigkeit eines guten Steuerberaters zu vertrauen, dem keine Frist entgeht.


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3 Steuertipps für Selbstständige und Freiberufler

Es gibt viele Möglichkeiten für Selbstständige oder Freiberufler, Steuern zu sparen. Hier sind drei Tipps:

Steuern sparen mit der PKV

Wenn du selbstständig bist, kannst du deine PKV-Beiträge in der Steuererklärung angeben und minderst damit dein zu versteuerndes Einkommen. Mit einer Vorauszahlung deiner Beiträge für das kommende Jahr kannst du sogar noch mehr sparen.

Geld ausgeben, um Steuern zu mindern

Um deine Einkommensteuer zu senken, kannst du in der Einkommensteuererklärung Werbungskosten für deine Website, Sonderausgaben wie PKV-Beiträge und außergewöhnliche Belastungen wie bestimmte Krankheitskosten geltend machen. Auch Kosten für Telefon und Internet kannst du absetzen.

Arbeitszimmer als Steuererleichterung

Du arbeitest von zu Hause? Dann kannst du für dein Arbeitszimmer einige Kosten wie einen Anteil der Miete absetzen. Dazu muss das Zimmer Mittelpunkt deiner freiberuflichen Tätigkeit sein. Falls du nur einen Arbeitsbereich im Wohn- oder Schlafzimmer nutzt, profitierst du für die Jahre 2020 und 2021 von einer Corona-bedingten Homeoffice-Pauschale.


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Die besten Steuertools für Selbstständige

Zum Schluss haben wir passend zu deinem digitalen Lifestyle ein paar Ideen, wie du per App leichter mit Steuern und Finanzen umgehst:

  • Accountable: Umsatzsteuer-Voranmeldung per App, Belegerkennung, steuerliche Kategorisierung von Ausgaben
  • Finom: Geschäftskonto, Software zur Rechnungserstellung, Schnittstelle zur Buchhaltung und Cashback
  • Holvi: Banking, Rechnungstool, digitalisierte Belege, Buchhaltung und Dashboard
  • Kontist: Geschäftskonto, Buchhaltung on the go, optionaler Steuerservice und Rechnungstool
  • Qonto: Geschäftskonto, automatisierte Buchhaltung, Ausgabenüberblick, Belegscanner

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Sabrina Quente
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Sabrina Quente

Sabrina ist freie Autorin für Versicherungs- und Digitalisierungsthemen. Sie war Redakteurin bei Fachzeitschriften und lernte als Content Editor bei ottonova die vielen Facetten der Versicherungswelt kennen.

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