Rechnungen einreichen in der ottonova App

Du weißt jetzt, wie du mit der ottonova App ganz einfach Dokumente hochladen kannst. Damit du nicht unnötig viele Seiten einscannen musst, erfährst du hier, welche Belege wir von dir benötigen und welche nicht.

Wichtig: Erst die Rechnung, dann den Rest

Damit wir deine Rechnung schnell erstatten können, steht der Rechnungsbetrag im Vordergrund. Deshalb gilt bei mehrseitigen Dokumenten, erst die Rechnung, dann der Rest – bei einem Krankenhausaufenthalt sollten in einem Upload zum Beispiel als erstes die Rechnung und erst dann eventuelle Schriftwechsel hochgeladen werden.

Bei mehrseitigen Dokumenten sollte selbstverständlich die Reihenfolge der Seitenzahlen stimmen. Dann kommt auch nichts durcheinander. Zu einem vollständigen Upload gehört auch das Abfotografieren von Kopf- und Fußzeilen und der Rückseite deines Dokuments, falls diese bedruckt ist. So kannst du sicher sein, dass ottonova alle Informationen hat, die sie zur Bearbeitung deines Uploads benötigen.

Es gibt Belege, die zusammengehören. Beispiele dafür sind Unterlagen im Zusammenhang mit einer Physiotherapie oder Hilfsmitteln. Häufig gibt es in diesen Fällen für dich als Patient oder Patientin eine Verordnung und am Ende eine Rechnung. Diese Unterlagen gehören zusammen.

Wenn dir zunächst nur die Verordnung vorliegt und du wissen möchtest, welche Sätze du erstattet bekommst, kannst du das über den Chat in deiner ottonova App klären.

Wichtig: Rechnung richtig kennzeichnen

Du hast in der ottonova App die Möglichkeit, eine Kategorie für deine hochgeladenen Dokumente zu vergeben.

Achtung: Uploads, die du als „Persönliche Dokumente“ kennzeichnest, kannst nur du sehen. Hat eine Rechnung dieses Label, können wir es nicht bearbeiten.

Etwas anders ist das bei einer Zahnbehandlung: Deine Zahnarztrechnung und den Heil- und Kostenplan benötigen wir in separaten Uploads von dir. Den Kostenplan brauchen wir, sobald du diesen von deinem Zahnarzt bekommst, um dir so schnell wie möglich eine Zusage geben zu können.

Nach der Behandlung brauchen wir dann die Rechnung von dir für die Erstattung. Auch diese kann wieder aus mehreren Belegen bestehen: Neben einer Rechnung für die ärztliche Behandlung bekommst du oft auch eine Rechnung für Material- und Laborkosten.

Du bist gesetzlich versichert und hast zum Beispiel eine Zahnzusatzversicherung bei ottonova abgeschlossen? Dann funktioniert der Upload von Rechnungen in der App für dich genauso wie für Vollversicherte.

In der Zahnarztpraxis bekommst du in der Regel zwei Formulare. Für die Erstattung von Zahnarztkosten benötigen wir von dir den abgerechneten Kostenvoranschlag deiner gesetzlichen Krankenversicherung. Beim Upload der Dokumente brauchen wir idealerweise alle Formulare im Zusammenhang mit deiner Behandlung von dir.

Um dir noch mehr Zeit zu sparen, erfährst du hier auch, welche Dokumente wir nicht von dir benötigen, um deine Rechnungen zu erstatten:

• Dazu gehören Quittungen von verschreibungspflichtigen Medikamenten – diese sind immer auch auf dem Rezept vermerkt.
• Zahlungsbelege benötigen wir lediglich von nicht verschreibungspflichtigen Medikamenten.

Außerdem reicht es, wenn du entweder die Kopie oder das Original deiner Belege scannst.

Ist eine Seite mit Zahlungsträger enthalten? Diese Seite kannst du ebenfalls ignorieren – das erhöht nur die Dateimenge deines Uploads.

Gesundheitskosten werden immer dann erstattet, wenn sie für dich medizinisch notwendig sind.

Wenn du wissen möchtest, ob wir die Therapie erstatten, kannst du dich damit via Chat direkt an deinen Concierge wenden. Bei Fragen zu den Leistungen in deiner Rechnung, zur medizinischen Notwendigkeit oder zu deiner Versicherung bei ottonova sind wir immer für dich da!

So weißt du schon vorher, welche Leistungen übernommen werden, was du gegebenenfalls selbst zahlen musst oder sogar, ob es vielleicht andere Behandlungsmöglichkeiten gibt.

Hast du grünes Licht und bekommst am Ende der Therapie eine Rechnung, kannst du diese zusammen mit der Verordnung in einem Rutsch mit deiner ottonova App scannen.

Eine Verordnung kann dabei auch eine Überweisung zu einem Facharzt oder ins Krankenhaus sein.

Warum muss ich meine Rechnungen überhaupt einreichen?

So funktioniert die Rechnungserstattung in der PKV:

Für Privatversicherte gilt bei den meisten PKVs das Kostenerstattungsprinzip. Du zahlst deine Arztrechnung zunächst selbst, reichst die Rechnung ein und bekommst dann das Geld erstattet. Bei ottonova hast du in der Regel das Geld noch vor Ende der Zahlungsfrist auf deinem Konto.

Wie viel wir von dem Rechnungsbetrag erstatten, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören zunächst die Leistungen, die dein Tarif grundsätzlich umfasst und in der Privaten Krankenversicherung auch die Höhe des Selbstbehalts, die du gewählt hast.

Anders als in der gesetzlichen Krankenversicherung werden in der privaten Krankenversicherung Behandlungen nicht nach Fallpauschalen direkt mit der Versicherung abgerechnet, sondern es gilt das Kostenerstattungsprinzip: Du erhältst eine individuelle Rechnung direkt von deiner Ärztin, deinem Arzt oder einem anderen Behandler und reichst diese anschließend bei uns ein. 

Anschließend wird jede eingereichte Rechnung geprüft. Das ist ein wichtiger Bestandteil der Leistungsbearbeitung und gehört zu unseren gesetzlichen und vertraglichen Pflichten als Versicherer. Die Prüfung dient dazu, Leistungen fair und korrekt zu erstatten und die Beiträge für alle Versicherten langfristig stabil zu halten. 
 
Vor jeder Auszahlung prüfen wir: 

• ob deine Rechnung vollständig ist 

• ob die Behandlung und der Abrechnungssatz in deinem Tarif enthalten ist 

• ob die abgerechneten Leistungen medizinisch notwendig sind 

• ob die Abrechnung den geltenden Gebührenordnungen (z. B. GOÄ, GOZ oder GebüH) entspricht 

• ob die eingereichten Unterlagen für eine Erstattung ausreichen 

Für dich bedeutet das: 

• Die meisten Rechnungen werden ohne Rückfragen tarifgemäß erstattet. 

• Nur in wenigen Fällen benötigen wir zusätzliche Informationen oder Unterlagen. 

• Du musst nichts weiter tun, solange wir uns nicht bei dir melden. 

Nicht jede Rechnung benötigt weitere Informationen. Wenn du aber von deinem Arzt oder Ärztin eine Überweisung, Verordnung oder beispielsweise ein Rezept erhalten hast, benötigen wir dieses zur Prüfung und Nachvollziehbarkeit deiner Rechnung. Lade diese Unterlagen am besten direkt gemeinsam mit deiner Rechnung hoch. 

Beispiele für relevante Unterlagen: 

• die Überweisung zum MRT, CT oder andere bildgebende Verfahren 

• die Überweisung zum Facharzt (bei Tarifen mit Primärarztprinzip) 

• Das Rezept/ Verordnung für Arznei-, Heil- oder Hilfsmittel 

• Sachkostennachweis für Impfungen (wenn diese nicht per Rezept über die Apotheke bezogen worden sind) 

Unser Ziel ist es, deine Rechnung so schnell und unkompliziert wie möglich zu bearbeiten. Wenn wir zusätzliche Informationen benötigen, kann sich die Bearbeitung etwas verlängern. Wir bemühen uns aber, alles so schnell wie möglich zu klären. 

Du kannst die Bearbeitungszeit beeinflussen, indem du auf die Vollständigkeit deiner Rechnungen achtest und angeforderte Unterlagen zeitnah einreichst. 

In manchen Fällen müssen wir zusätzlich prüfen, ob grundsätzlich ein Anspruch auf Erstattung besteht. Das kann passieren, wenn eine eingereichte Rechnung Hinweise darauf enthält, dass eine Diagnose oder Vorerkrankung möglicherweise bereits vor Beginn deiner Versicherung bestanden hat.  

Warum wird das geprüft? 

Bei Abschluss deiner privaten Krankenversicherung hast du Gesundheitsfragen beantwortet. Diese Angaben sind wichtig, damit dein Versicherungsschutz und dein Beitrag korrekt kalkuliert werden können. 

Damit wir deinen Leistungsanspruch vollständig und korrekt prüfen können, ist es wichtig, auch mögliche Zusammenhänge mit früheren Erkrankungen zu berücksichtigen. Das kann zum Beispiel dann relevant sein, wenn eine aktuelle Diagnose eine medizinische Vorgeschichte hat oder sich über einen längeren Zeitraum entwickelt hat. 

Diese Prüfung gehört zu unserer Verantwortung als private Krankenversicherung und basiert auf den gesetzlichen sowie vertraglichen Regelungen (u. a. dem Versicherungsvertragsgesetz). Sie stellt sicher, dass wir im Sinne der Gleichbehandlung aller Versicherten korrekt entscheiden können, ob ein Anspruch auf Leistungen besteht.  

Ziel der Prüfung ist es, Entscheidungen auf einer nachvollziehbaren und verlässlichen Grundlage zu treffen und gleichzeitig faire sowie möglichst stabile Beiträge für alle Versicherten sicherzustellen. 

Zunächst bitten wir dich um eine Selbstauskunft, damit wir den Sachverhalt besser einordnen können. Um den Sachverhalt gänzlich nachvollziehen zu können, könnten aber auch weitere Unterlagen notwendig sein, zum Beispiel: 

• Einsicht in Patientenakte zur Krankheitsgeschichte 

• Befund- und Behandlungsbericht 

• Radiologische Befunde 

• Auszüge deiner Vorversicherung 

Aus den Befunden und ärztlichen Aufzeichnungen können wir deine Krankengeschichte besser nachvollziehen, dies hilft uns eine abschließende Entscheidung zu treffen.

Wir bemühen uns, jede Prüfung so schnell wie möglich abzuschließen. Die Dauer hängt davon ab, 

• wie umfangreich der Sachverhalt ist, 

• welche Unterlagen benötigt werden und 

• wie schnell die angeforderten Informationen vorliegen. 

Du kannst die Bearbeitungszeit positiv beeinflussen, indem du angeforderte Unterlagen möglichst zeitnah einreichst. Solltest du eine Frist einmal nicht einhalten können, melde dich bitte rechtzeitig bei uns. 

Was passiert mit meiner Rechnung in dieser Zeit? 

Während der Prüfung kann die Erstattung einzelner Rechnungen vorübergehend zurückgestellt werden. 

Sobald die Prüfung abgeschlossen ist und kein weiterer Klärungsbedarf besteht, werden die erstattungsfähigen Leistungen selbstverständlich tarifgemäß ausgezahlt. 

Weitere Rechnungen kannst du weiterhin in deine App hochladen und den aktuellen Bearbeitungsstatus dort jederzeit einsehen.

In den meisten Fällen lässt sich der Sachverhalt vollständig klären, ohne dass sich etwas an deinem Vertrag ändert. 

Sollte sich jedoch herausstellen, dass bei Vertragsabschluss relevante Gesundheitsangaben gefehlt haben, können vertragliche Anpassungen erforderlich werden. Zum Beispiel ein Risikozuschlag, der dann nachträglich rückwirkend erhoben wird. 

In besonders schwerwiegenden Fällen kann auch eine Beendigung des Vertrags in Betracht kommen, wenn nachgewiesen wird, dass bewusst falsche Gesundheitsangaben gemacht wurden. 

Deshalb ist es wichtig, Gesundheitsfragen bei Abschluss einer privaten Krankenversicherung vollständig und wahrheitsgemäß zu beantworten. Wenn dir im Nachhinein einfällt, dass du eine wichtige medizinische Information vergessen hast anzugeben, wende dich bitte umgehend an uns, damit wir eine gemeinsame Lösung finden können.