Upload in der ottonova App: Diese Dokumente sind relevant

Hier erfährst du: Welche Dokumente wir digital von dir benötigen, um beispielsweise deine Rechnungen schnell zu erstatten, wie der Dokumenten-Scanner in deiner ottonova App funktioniert und was du beim Upload beachten solltest.

Wir verstehen dich: Du hast weder Zeit noch Lust, Papierkram in Briefumschläge zu verpacken, dich um Porto zu kümmern und den nächsten Briefkasten zu suchen. Zum Glück lassen sich immer mehr Dinge im Alltag digital und ganz ohne Postweg erledigen. Bei ottonova gibt es dafür eine einzige App – nicht einmal 100 Megabyte, die eine ganze Menge Papier sparen.

Wie klappt der Upload von Dokumenten in die App?

Du warst beim Arzt und möchtest die Begleichung der Rechnung so schnell wie möglich von deiner To-Do-Liste streichen? Dann schnapp dir die Rechnung und dein Smartphone und öffne die ottonova App. Tippe das Dokumenten-Symbol und anschließend das „+“ an und schon geht’s los.

Tipp: Damit nichts durcheinanderkommt, lade bei jedem Upload nur einen Beleg hoch. Dann fällt es dir auch leichter, die richtige Kategorie für dein Dokument zu vergeben.

Am schnellsten funktioniert der Upload, wenn du deinen Beleg mit der Kamerafunktion der ottonova App aufnimmst. Ist alles lesbar? Sind Kopf- und Fußzeile im Bild? Dann halte jetzt mit deinem Smartphone möglichst gerade und von oben auf deine Rechnung. Halte das Handy dabei vertikal und nicht horizontal.

Tipp: Damit die App schnell die Umrisse deines Dokuments erkennt, lege es auf eine möglichst kontrastreiche Unterlage, zum Beispiel einen Tisch, der dunkler ist als das Papier. Achte darauf, dass deine Foto-Session nicht im Halbdunkel stattfindet, da ansonsten die Lesbarkeit und Auflösung deiner Aufnahme leidet.

Jetzt heißt es: Bitte lächeln! Ist das Bild im Kasten? Falls deine Rechnung mehrere Seiten umfasst oder eine Rückseite hat, gehören diese auch noch in den Upload und können im nächsten Schritt aufgenommen werden.

Was, wenn mir ein Beleg in einem anderen Format vorliegt?

Selbstverständlich kannst du deinen Beleg auch über eine andere App fotografieren oder einscannen und dann in deiner ottonova App hochladen. Aber erstens sind das viel mehr Schritte als nötig und zweitens kann es passieren, dass dann die Auflösung nicht ausreicht. Das kann die Bearbeitungszeit deines Belegs verlängern oder im schlimmsten Fall dessen Bearbeitung vollständig verhindern.

Upload Rechnungserstattung App B

Was gehört zu einem vollständigen Upload dazu?

Du weißt jetzt, wie du mit der ottonova App ganz einfach Dokumente hochladen kannst. Damit du nicht unnötig viele Seiten einscannen musst, erfährst du hier, welche Belege wir von dir benötigen und welche nicht. 

Grundsätzlich gilt: Für jeden Beleg, jede Rechnung und jeden Kostenplan ist ein einzelner Upload nötig. Hat das betreffende Dokument mehrere Seiten, kannst du diese in der App zu einem Upload zusammenfassen.

Apps Therapie Apps B

Wichtig:

Damit wir deine Rechnung schnell erstatten können, steht der Rechnungsbetrag im Vordergrund. Deshalb gilt bei mehrseitigen Dokumenten, erst die Rechnung, dann der Rest – bei einem Krankenhausaufenthalt sollten in einem Upload zum Beispiel als erstes die Rechnung und erst dann eventuelle Schriftwechsel hochgeladen werden.

Bei mehrseitigen Dokumenten sollte selbstverständlich die Reihenfolge der Seitenzahlen stimmen. Dann kommt auch nichts durcheinander. Zu einem vollständigen Upload gehört auch das Abfotografieren von Kopf- und Fußzeilen und der Rückseite deines Dokuments, falls diese bedruckt ist. So kannst du ganz sicher sein, dass wir alle Informationen haben, die wir zur Bearbeitung deines Uploads benötigen.

Welche Dokumente gehören zusammen?

Es gibt Belege, die zusammengehören. Beispiele dafür sind Unterlagen im Zusammenhang mit einer Physiotherapie oder Hilfsmitteln. Häufig gibt es in diesen Fällen für dich als Patient eine Verordnung und am Ende eine Rechnung. Diese Unterlagen gehören zusammen. Wenn dir zunächst nur die Verordnung vorliegt und du wissen möchtest, welche Sätze du erstattet bekommst, kannst du das über den Chat in deiner ottonova App klären.

Wichtig:

Du hast in der ottonova App die Möglichkeit, eine Kategorie für deine hochgeladenen Dokumente zu vergeben. Uploads, die du als „Persönliche Dokumente“ kennzeichnest, kannst nur du sehen. Hat eine Rechnung dieses Label, können wir es nicht bearbeiten.

Etwas anders ist das bei einer Zahnbehandlung: Deine Zahnarztrechnung und den Heil- und Kostenplan benötigen wir in separaten Uploads von dir. Den Kostenplan brauchen wir, sobald du diesen von deinem Zahnarzt bekommst, um dir so schnell wie möglich eine Zusage geben zu können. Nach der Behandlung brauchen wir dann die Rechnung von dir für die Erstattung. Auch diese kann wieder aus mehreren Belegen bestehen: Neben einer Rechnung für die ärztliche Behandlung bekommst du oft auch eine Rechnung für Material- und Laborkosten.

Du bist gesetzlich versichert und hast eine Zahnzusatzversicherung bei ottonova? In diesem Fall bekommst du beim Zahnarzt in der Regel zwei Formulare. Für die Erstattung von Zahnarztkosten benötigen wir von dir den abgerechneten Kostenvoranschlag deiner gesetzlichen Krankenversicherung. Beim Upload der Dokumente brauchen wir idealerweise alle Formulare im Zusammenhang mit deiner Behandlung von dir.


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Welche Dokumente musst du nicht hochladen?

Um dir noch mehr Zeit zu sparen, erfährst du hier auch, welche Dokumente wir nicht von dir benötigen, um deine Rechnungen zu erstatten:

  • Dazu gehören Quittungen von verschreibungspflichtigen Medikamenten – diese sind immer auch auf dem Rezept vermerkt. 
  • Zahlungsbelege benötigen wir lediglich von nicht verschreibungspflichtigen Medikamenten.

Außerdem reicht es, wenn du entweder die Kopie oder das Original deiner Belege scannst. Ist eine Seite mit Zahlungsträger enthalten? Diese Seite kannst du ebenfalls ignorieren – das erhöht nur die Dateimenge deines Uploads. Liegt dir eine Verordnung ohne Rechnung vor, zum Beispiel bei einer Physiotherapie? Wenn du wissen möchtest, ob wir die Therapie erstatten, kannst du dich damit via Chat direkt an deinen Concierge wenden. Hast du grünes Licht und bekommst am Ende der Therapie eine Rechnung, kannst du diese zusammen mit der Verordnung in einem Rutsch in der App scannen. Eine Verordnung kann auch eine Überweisung zu einem Facharzt oder ins Krankenhaus sein.


Wir helfen dir dabei, den richtigen PKV-Tarif für dich zu finden:


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